Rideklubben / Vedtægter

Vedtægter

Navn og hjemsted
§ 1a – Klubbens formål er at fremme interessen for ridesport ved drift af rideklub, at samle medlemmerne til udøvelse af denne idræt samt at afholde rideøvelser og ridekonkurrencer af forskellig art. Desuden er klubbens formål at arbejde for kendskab til den ædle hest, og oplære navnlig ungdommen i alt vedrørende hestens brug og pleje. Klubbens navn er: Holbæk Rideklub – forkortelse HOL. Klubbens adresse er: Ladegårdsalléen 3 B, 4300 Holbæk. Klubben er hjemmehørende i Holbæk kommune og er stiftet første gang i 1914.

§ 1b – HOL er en selvejende institution, dvs. HOL er et fælles ansvar for alle medlemmerne, som selv ejer foreningen og dens anlæg. HOL er således et ikke kommercielt foretagende der ikke har til formål at skabe overskud, men udelukkende at fremme foreningens formål. Det er medlemmerne selv der har opført klubbens anlæg på Ladegården i 1989-1990. Enhver af klubbens medlemmer har således et fælles ansvar samt til pligt til at behandle samtlige af klubbens ejendele med størst mulig omtanke, og ingen af klubbens ejendele må lide unødig overlast. Alle medlemmerne har endvidere pligt til fortsat, at værne om og at bidrage til vedligeholdelsen af klubbens anlæg.
 
Medlemskab og hæftelse. Ind- og udmeldelse, kontingent
§ 2a – I klubben optages aktive, passive og juniormedlemmer som vil tilslutte sig foreningens formål samt overholde klubbens vedtægter. Enhver der aktivt benytter klubbens ridefaciliteter skal være aktivt medlem af klubben, undtaget heraf er dog eksterne undervisere samt ved specielle arrangementer eller kortvarige gæsteaftaler. Alle medlemmer skal være bekendt med klubbens vedtægter, ordensregler, sikkerhedsregler og beredskabsplan samt være indforstået med at al færdsel på HOL ́s arealer foregår på eget ansvar. Medlemmer under 18 år kan kun optages som juniormedlemmer. Passive medlemmer er uden ret til at deltage i ridesportslige aktiviteter, juniormedlemmerne har ingen stemmeret se dog § 8b

§ 2b – Indmeldelse sker ved henvendelse til bestyrelsen. Medlemskabet er gældende fra den dato skriftlig anmodning herom modtages af bestyrelsen. Stemmeberettigelse og valgbarhed samt adgang til at benytte klubbens ridefaciliteter er dog først gældende når medlemskontingentet er indbetalt. Bestyrelsen er forpligtiget til rettidigt at udstede kontingentopkrævning til samtlige medlemmer samt medlemsbeviser til brug for stævnestart rettidigt til alle aktive medlemmer, der måtte ønske det. Optagelse af umyndige kræver samtykke fra forældre/værge. Rettidig udmeldelse sker skriftligt til bestyrelsen senest 1 måned før nyt regnskabsårs begyndelse, hvor alle eventuelle økonomiske mellemværender skal være afviklet forinden. Æresmedlemmer kan optages ved en generalforsamlingsbeslutning med en majoritet på 2/3 af stemmerne.

§ 3 – Årskontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling. Pr. 1/7 2008 er kontingentet: for aktive medlemmer: 0-17 år kr. 350,-; 18 og opefter kr. 450,-; Passive medlemmer kr. 250,-. Stævnemedlem kr. 300,- uanset alder. Man har som stævnemedlem kun ret til at deltage i stævner i HOL’s navn. Hvis man ønsker at deltage i klubmesterskab og/eller i championatet, kræver det fuldt medlemskab.
Medlemmer skal opgive fødselsdato til kasserer. Kontingentet opkræves årligt og betales i juli. Kontingentet dækker medlemskab af HOL samt HOL ́s støtteforening, Distrikt 4, Dansk Ride Forbund under Dansk Idræts Forbund og tilbagebetales ikke ved udmeldelse. Regnskabsåret er 1. januar til 31. december. Er kontingentet ikke betalt senest den 31. august slettes vedkommende medlem, der kun kan optages på ny mod betaling af restance. Opdateret medlemsliste ved for- og efternavn skal kunne findes på klubbens hjemmeside mindst én gang årligt. Medlemmer, der optages i løbet af året betaler kontingent forholdsvis. Æresmedlemmer er kontingentfri, livsvarige, har stemmeret og er valgbare til bestyrelsen. Tidligere livsvarige medlemmer forbliver som sådanne.

Bestyrelse og forretningsudvalg
§ 4a – Klubbens anliggender varetages af en bestyrelse med 5 medlemmer, der alle er mindst 18 år og som opfylder kravene i forhold til folkeoplysningsloven. Bestyrelsesmedlemmer vælges på den ordinære generalforsamling for 2 år. Der afgår hvert år 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer. Første gang 2 medlemmer ved lodtrækning. Genvalg kan finde sted. På generalforsamlingen vælges desuden 2 bestyrelsessuppleanter, der afgår på skift hvert andet år. Bestyrelsen vælger selv formand, næstformand, sekretær og kasserer og 1 bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan supplere sig selv med max. 2 medlemmer d.v.s. indtil 7 medlemmer.

§ 4b – Den daglige drift af alle aktiviteter i HOL varetages af klubbens forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og kasserer samt den ansvarlige for staldene. Forretningsudvalget træder sammen efter behov. Bestyrelsesmedlemmer eller personer fra dennes husstand må ikke være medlemmer af andre rideklubbers bestyrelse eller være ansat i klubben uanset timetal og aflønningsform. Undtaget heraf er dog aften og weekend fodervagter, samt afløsning ved sygdom eller ferie hos de ansatte samt indtil 4 timers aflønnet elevundervisning. Der kan ikke ansættes personer på funktionærvilkår eller funktionærlignende vilkår i klubben. De ansatte og klubbens medlemmer kan inviteres af bestyrelsen til at deltage i relevante punkter på bestyrelsens dagsorden. Hvert bestyrelsesmedlem har ansvar for et udvalg, som bestyrelsesmedlemmet er formand for og repræsenterer i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmet er ikke nødvendigvis aktiv deltager i udvalgsarbejdet.

§ 5a – Bestyrelsen sammentræder mindst 6 gange årligt og med et varsel på min. 14 dage. Derudover kan ethvert bestyrelsesmedlem indkalde til bestyrelsesmøde ved behov. Regnskabsstatus og periodiseret budgetopfølgning skal være fast punkt på dagsorden på de 6 årlige bestyrelsesmøder. Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende og i dennes forfald næstformandens. For at en gyldig bestyrelsesbeslutning kan vedtages, må mindst 4 bestyrelsesmedlemmer være til stede og deltage i afstemningen. Formanden er mødeleder. Næstformanden træder under formandens forfald i dennes sted. Sekretæren fører referat over beslutningerne på bestyrelsesmøderne.

§ 5b – Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøderne skal godkendes hurtigst muligt og inden 2 uger af bestyrelsen og sekretæren lægger herefter referatet ud på klubbens hjemmeside. Klubbens hjemmeside skal altid være klubbens primære elektroniske informationsmiddel. Bestyrelsen skal indkalde medlemmerne til mindst 2 årlige medlemsorienteringsmøder på klubbens adresse med mindst 14 dages varsel.

§6 Udvalg
Holbæk Rideklub har 4 udvalgt. Til hvert udvalg er udarbejdet et kommissorium, som løbende revideres. Hvert udvalg har et bestyrelsesmedlem repræsenteret, som talerør mellem udvalg og bestyrelse (som ikke nødvendigvis er aktiv i udvalget). Der vælges en udvalgsleder, sekretær samt økonomiansvarlig for hver.

De 4 udvalg er:
Aktivitetsudvalg
Sponsor/markedsføringsudvalg
Vedligeholdelsesudvalg
Juniorudvalg

§ 6a – Bestyrelsen varetager klubbens interesser, disponerer over klubbens midler til klubbens formål og træffer alle bestemmelser vedrørende dens virksomhed. Prokura skal af bestyrelsen meddeles af to i forening, der er bemyndiget til at underskrive dokumenter om køb, salg og anden afhændelse samt pantsætning og optagelse af lån og som begge skal have lige adgang til klubbens økonomisystem og klubbens bankkonti.
Der kan ikke gives eneprokura. Klubbens medlemmer og dens bestyrelse hæfter ikke for klubbens gæld eller andre forpligtelser. Klubben hæfter alene med hele sin formue for klubbens gæld. Kun bestyrelsesmedlemmer kan indgå økonomisk bindende aftaler på vegne af HOL. Indkøbsaftaler skal underskrives af to bestyrelsesmedlemmer i forening.

§ 6b – Al foreningsarbejde for HOL skal være baseret på frivillighed, fællesskab, åbenhed og demokrati. Bestyrelsen kan ikke tildele sig selv nogen form for aflønning eller særlige fordele for deres bestyrelsesarbejde, men kan kun omkostningdækkes med de udgifter der er direkte forbundet med bestyrelsesarbejdet efter gældende lovgivning, kørsels- og skatteregler. Bestyrelsen og klubbens ansatte skal indgå på lige vilkår med alle øvrige medlemmer i brugen af samtlige af klubbens indendørs og udendørs faciliteter.

§ 6c – Såfremt et bestyrelsesmedlem udebliver ved 3 på hinanden følgende møder, kan bestyrelsen indkalde suppleant.
 
Regnskab og revision
§ 7a – Det reviderede regnskab afsluttes den 31. december og forelægges i underskrevet stand af bestyrelsens medlemmer på den ordinære generalforsamling til gennemgang og godkendelse. Regnskabet skal forinden godkendes og underskrives af 2 af generalforsamlingens valgte revisorer. Bestyrelsen antager en revisor. Denne antages for 1 år ad gangen. Revisorerne har til enhver tid ret til at foretage uanmeldt kasse, bank og bilagseftersyn. Årsregnskab med alle tilhørende bilag skal opbevares i klubben i mindst 5 år.

§ 7b – Når et medlem er i restance til klubben ud over 2 måneder, kan bestyrelsen med mindst 14 dages skriftligt varsel bortvise vedkommende. Ingen, der er udelukket pga. restance, kan genoptage sine aktiviteter i HOL før vedkommende har betalt sin gæld til foreningen. Denne afgørelse kan af medlemmet indbringes for generalforsamlingen.

§ 7c – Al fakturering af opstaldning sker kun i hele måneder. Ved indflytning, enkeltstående gæste-opstaldning eller stævne-opstaldning kan der dog aftales dagsfakturering. I tilfælde af aflivning eller pludselig død hos hesten kan der laves særaftale med bestyrelsen. Al fast boksudlejning er under forudsætning af indbetaling af det fastsatte depositum som klubben er forpligtet til at returnere eller modregne efter fraflytningen fra boksen iht. opstaldningskontrakten.

§ 7d – Såfremt en person eller virksomhed måtte ønske at yde klubben et lån, skal hele bestyrelse være orienteret herom og beslutningen skal være vedtaget på et bestyrelsesmøde og være ført til referat. Der skal endvidere foreligge lånedokument som skal være underskrevet af hele bestyrelsen og långiveren står på lige fod med øvrige kreditorer i klubben. Der skal være aftalt faste tilbagebetalingsterminer til långiveren og lånet kan ikke på noget tidspunkt kræves omgående indfriet.
 
Generalforsamlingen
§ 8a – Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed. Kvittering for betalt medlemskab eller medlemsbevis skal kunne forevises generalforsamlingen på forlangende ved udlevering af stemmeseddel. Beslutninger på generalforsamlingen vedtages ved simpel stemmeflerhed. (se dog § 9 og § 12). Afstemning foregår ved håndsoprækning, med mindre bestyrelsen, mindst 3 medlemmer eller dirigenten forlanger skriftlig afstemning.

§ 8b – Stemmeberettigede og valgbare er alle medlemmer som har været medlem af klubben i mindst 3 måneder. Der kan kun afgives stemme ved personligt fremmøde. Valg til bestyrelsen kan finde sted uden personligt fremmøde, når der foreligger skriftligt fuldmagt. En forælder/værge der ikke selv er medlem af HOL kan forvalte stemmeretten for 1 medlem under 18 år, såfremt de begge er til stede på generalforsamlingen.

§ 8C – Der føres beslutningsreferat fra generalforsamlingen, som underskrives af bestyrelsen samt dirigenten og som herefter lægges ud på hjemmesiden senest 2 uger efter generalforsamlingen.
 
Forandring af love, karantæne og eksklusion
§ 9a – Til forandring af lovene kræves en majoritet af to tredjedele af de afgivne stemmer. Enhver ændring af vedtægterne skal indberettes til Dansk Rideforbund til godkendelse senest 14 dage efter generalforsamlingen og dato for ændringen skal tilføjes vedtægterne på klubbens hjemmeside efter DRF godkendelsen. Vedtægterne på klubbens hjemmeside skal være med underskrift af dirigent og bestyrelse samt dato.

§ 9b – Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog max 2 måneder til et medlem, der gør sig skyldig i uetisk adfærd eller omgang med heste eller mindreårige, usportslig optræden eller på anden måde opfører sig til økonomisk, sportslig eller klubmæssig skade for klubben herunder på HOL ́s sociale medier. For at denne beslutning skal være gyldig, kræves at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig overfor bestyrelsen inden afstemningen finder sted.

Denne afgørelse kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et evt. forretningsudvalgsmedlem fra pågældende klub er inhabil. Der betales fuldt medlemskontingent i karantæneperioden, men medlemmet må ikke deltage i klubbens aktiviteter.

§ 9c- I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder. På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning. For vedtagelsen kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig. Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse kan af medlemmet indbringes til DRF ́s Disciplinærudvalg inden 4 uger.

§ 9d – I det af § 9c omhandlende tilfælde kan generalforsamlingen, ligeledes ved skriftlig afstemning og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer, afgøre, at sagen via hovedbestyrelsen indbringes for DRF Disciplinærudvalg til afgørelse af, om der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller evt. indstilles til Dansk idræts forbund, at vedkommende udelukkes fra andre specialforbund under Dansk idræts forbund (eksklusion)

Afholdelse af ordinær og ekstraordinær generalforsamling
§ 10a – Den ordinære generalforsamling afholdes inden 1. marts. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes til bestyrelsen senest 31. januar. Tiden og stedet
for generalforsamlingen offentliggøres på klubbens hjemmeside med mindst 14 dages varsel.
Den ordinære generalforsamling skal samtidig indkaldes skriftlig via e-mail med meddelelse af dagsorden til samtlige betalende medlemmer af HOL med mindst 14 dages varsel. Årsregnskabet skal samtidig hermed ligge til afhentning i ridehuset, samt hos kassereren

§ 10b – Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter Valg af dirigent samt referent som ikke må være medlemmer af bestyrelsen.

- Bestyrelsens beretning for det forløbne år
- Uddeling af pokaler & præmier til championatsvinderne
- Forelæggelse af de reviderede og underskrevne regnskab for det forløbne år til  
  godkendelse samt budget for det kommende år.
- Forelæggelse af støtteforeningens reviderede regnskab til godkendelse.
- Fastsættelse af medlemskontingent for det kommende år
- Behandling af indkomne forslag fra bestyrelse eller medlemmer Valg af
  bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter
- Supplering af udvalgsmedlemmer
- Valg af 2 revisorer samt 1 revisorsuppleant
- Eventuelt (ikke beslutningsdygtigt punkt)

§ 11 – Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, når bestyrelsen anser det for nødvendigt, eller når mindst 7 medlemmer skriftligt indgiver begæring derom med meddelelse af dagsorden. I sidste tilfælde skal den ekstraordinære generalforsamling finde sted senest 3 uger efter begæringen modtagelse. Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes skriftlig med meddelelse af dagsorden via e-mail til samtlige betalende medlemmer af HOL med mindst 10 dages varsel. Tiden og stedet for den ekstraordinære generalforsamling skal samtidig offentliggøres på klubbens hjemmeside med mindst 10 dages varsel. Stemmeret som i § 8a og b.

Klubbens opløsning
§ 12 – Klubbens opløsning kan kun foregå, når beslutning herom vedtages på 2 efter hinanden med mindst 14 dages mellemrum afholdte generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær. For at en sådan beslutning skal være gyldig kræves at opløsningen på den første generalforsamling vedtages med 3/4 af de afgivne stemmer.

§ 13 Ifald klubben opløses skal klubbens eventuelle formue tilfalde Hestens værn.

§ 14 – Holbæk Rideklub er medlem af Dansk Rideforbund under Dansk Idræts Forbund, hvorfor klubben og hvert enkelt af dens medlemmer er forpligtet til at rette sig efter de to nævnte forbunds love, reglementer og bestemmelser, herunder de af de pågældende forbund fastsatte voldgiftsbestemmelser. Bestyrelsen udpeger om fornødent repræsentanter til Dansk Rideforbunds repræsentantskab, til Distrikt 4 samt til idrætsrådet i Holbæk kommune.

Benyttelse af klubbens faciliteter samt sikkerhed i HOL
§ 15a – Al ridning på alle klubbens arealer skal foregå iht. DRF ́s etiske regelsæt og altid under hensyn til de øvrige ryttere. Fastspændt, sikkerhedsgodkendt og tilpasset Ridehjelm er obligatorisk under al ridning på klubbens område og omkringliggende ridestier.

§ 15b – Rygning og brug af åben ild er ikke tilladt i staldene, i ridehuset og i rytterstuen.

§ 15c – ​Der kan opstaldes hingste i klubben såfremt bestyrelsen anser det for muligt og ansvarligt på tidspunktet. Der vil altid være en prøvetid på 3 måneder, hvorefter aftalen kan opsiges med 1 måneds varsel. Håndtering af hingste vil altid pålægges ejer, med mindre andet aftales.

§ 15d – Sikkerhedsvest skal benyttes i forbindelse med springning af alle udøvere til og med det fyldte 18 år når der springes. Der opfordres til at alle over 18 år også benytter sikkerhedsvest under springning. Der skal være mindst 2 personer til stede når der springes, hvoraf den ene skal være over 18 år.

§ 15e – Medlemmer af HOL kan vælge underviser efter eget ønske, dog ifølge aftale med bestyrelsen. Der må max. undervise 2 instruktører i ridehuset ad gangen i dressur eller 1 i springning. Al indendørs undervisning skal skrives ind i ridehus-skemaet inden for de mulige timer, og øvrige ryttere skal tage hensyn til de ryttere, der modtager undervisning.

§ 16 - Genindførsel af rideskoledrift i Holbæk Rideklub kan ikke besluttes af den siddende
bestyrelse alene, men kan kun genindføres såfremt dette er vedtaget på en lovlig indkaldt generalforsamling eller lovlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling med et flertal på 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer.

§ 17 - Økonomiske disponeringer på over kr. 50.000 kan ikke besluttes af den siddende bestyrelse alene, men kan kun finde sted såfremt dette er vedtaget på en lovlig indkaldt generalforsamling eller lovlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling med et flertal på 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer.

§ 18 - Samtlige medlemmer af Holbæk Rideklubs bestyrelse har til ansvar at overholde alle klubbens gældende vedtægter. I modsat fald er beslutningen ikke gyldig.

Ovenstående vedtægter er vedtaget på generalforsamling den 27/9 1990, senest revideret på ordinær generalforsamling 27/2 2019.

© 2016 Holbæk Rideklub | Ladegårdsalleen 3B, 4300 Holbæk  | hol.bestyrelse@gmail.com