Organisation / Forretningsorden

Forretningsorden

for Holbæk Rideklubs bestyrelse


§ 1 Bestyrelsens konstituering
På første bestyrelsesmøde efter ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer, sekretær og menigt medlem.
Herunder fastlægges også funktionsfordeling samt ansvarsfordeling af klubbens udvalg. Snarest efter mødet indsendes ændringer til Dansk Ride Forbund, Distrikt 4 samt Holbæk Kommune. Ligeledes kontaktes bank og kreditforening, såfremt der skiftes formand og/eller kasserer.

§ 2 Bestyrelsesmøder
Der afholdes møde mindst 6 gange om året. Formanden indkalder skriftligt med mindst 14 dages varsel. Derudover kan ethvert bestyrelsesmedlem indkalde til bestyrelsesmøde ved behov. Særlige forhold kan kræve hurtig behandling. I disse tilfælde kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Dette møde er dog kun beslutningsdygtigt, hvis mindst ⅔ af bestyrelsen godkender indkaldelsen.
Såfremt bestyrelsesmedlemmerne ønsker særlige emner behandlet på møderne, skal disse være formanden i hænde mindst 7 dage før et møde.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær, næstformanden.
Formanden, eller ved dennes forfald, næstformanden, bør afvikle mødet, så der tages passende hensyn til alle medlemmers synspunkter og interesser. Alle medlemmer bør i passende omfang komme til orde.
Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende og i dennes forfald næstformandens. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt 4 medlemmer er til stede.
Suppleanter inviteres til bestyrelsesmøder, men har ingen stemmeret.
En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen, skal altid efterfølgende i både ord og handling efterleves loyalt af alle bestyrelsesmedlemmer.

§ 3 Referater
Sekretæren fører beslutningsreferat fra bestyrelsesmøderne. Dette skal godkendes hurtigst muligt af bestyrelsen og inden 2 uger, hvorefter referatet lægges ud på klubbens hjemmeside.

§ 4 Økonomi
Ved hvert bestyrelsesmøde orienterer kassereren, den resterende bestyrelse, om klubbens økonomi.
Kassereren fører regnskab, fakturerer og bogfører hver måned. Efter hvert kvartals afslutning føres kvartalsregnskab, som fremlægges på førstkommende bestyrelsesmøde.
Forfaldne debitorer rykkes efter fast procedure. Samarbejde med RKI er indgået.
Kassereren udarbejder årsregnskab og budget inden 31. december og forelægger det i underskrevet stand af bestyrelsens medlemmer på den ordinære generalforsamling til gennemgang og godkendelse.

§ 5 Tavsheds- og loyalitetspligt
Det påhviler ethvert bestyrelsesmedlem at behandle personlige oplysninger fortroligt. Det vil sige, at man ikke må videregive fortrolige oplysninger til andre, som ikke har behov for denne viden, og som ikke selv har en tilsvarende tavshedspligt.
Tavshedspligten gælder særligt omkring:
- de ansatte, deres ansættelsesforhold, og eventuelle uoverensstemmelser.
- personspørgsmål, der angår medlemmerne
- klager fra medlemmer skal altid behandles anonymt, så alle trygt kan ytre sig
Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder, skal hun/han straks tilbagelevere al fortrolig materiale hun/han måtte være i besiddelse af, til bestyrelsesformanden.
Det påhviler desuden ethvert bestyrelsesmedlem at udvise loyalitet over for Holbæk Rideklub. Det vil sige, at medlemmet ikke ved sit virke må skade klubbens interesser.

§ 6 Udvalg
Følgende udvalg og deres arbejdsopgaver skal som minimum findes i klubben. Udvalgenes størrelse er underordnet. Hvert udvalg har et bestyrelsesmedlem repræsenteret, som talerør mellem udvalg og bestyrelse.
Stævneudvalg: planlægning af stævnekalender, propositioner, klargøring og afholdelse af alle stævner i samarbejde med kioskudvalget, skaffe hjælpere blandt alle medlemmerne til stævner.
Sponsorudvalg: Søger sponsorater hos erhvervsdrivende og fonde.
Kioskudvalg: Indkøb og klargøring af kioskvarer til stævnerne samt øvrige arrangementer, klargøring og aflevering af salgsvogn, holde kiosken åben under stævnerne, sørge for håndklæder, sæbe og toiletpapir på toiletterne under stævnerne.
Springudvalg: Afholdelse af springkurser, opsyn og tilsyn med springbanen, input til arbejdsdagen mht. springbanens vedligeholdelse, diverse vedr. springning i klubben
Dressurudvalg: Opsyn og tilsyn med dressurbanerne, input til arbejdsdagene mht. vedligehold.
Juniorudvalg: Afholde juniormøder, juniorarrangementer, junior fest osv. efter aftale med bestyrelsen
Vedligehold/miljøudvalg: Tilsyn med ude- og indearealer
Foldudvalg: Tilsyn med folde, indluksordning, foldfordeling
Markedsføring: Opdatering af hjemmeside, administration af Facebook o.lign.

§ 7 Godkendelse af forretningsorden samt ændring i denne
Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde efter klubbens ordinære generalforsamling, hvorpå den godkendes af den samlede bestyrelse.
Forretningsordenen kan ændres løbende efter behov med almindeligt stemmeflertal


Godkendt af bestyrelsen d. 27.04.2016

© 2016 Holbæk Rideklub | Ladegårdsalleen 3B, 4300 Holbæk  | hol.bestyrelse@gmail.com